成都市機械制造業(yè)商會辦公室工作制度

    為了落實秘書處工作人員的崗位職責，進一步規(guī)范工作秩序，提高工作質量和效率，特制定辦公室工作制度如下。

    一、行為準則

    1、熱愛本職工作，不斷鉆研業(yè)務知識，提高業(yè)務技能，以務實、高效、忠誠、敬業(yè)作為自己貫徹始終的信條。

    2、維護商會的利益，努力塑造商會的內外形象，不得做出有損商會形象和利益的事情。

    3、樹立全局觀念，倡導分工合作，既要按崗位職責分工負責，又要確保商會各項工作整體高效運行。

    4、努力提高政治覺悟，保持思想純潔端正，無不良言行。

    二、辦公秩序

    1、共同營造一個有利于商會開展工作的良好氛圍，隨時保持辦公室工作環(huán)境的整潔、衛(wèi)生和安全。

    2、各部門的文件、資料要及時建檔、歸檔，確保工作信息資料的完整，確保工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。

    3、要把上情下達、下情上報等信息傳遞作為重要工作，確保秘書處功能的最大發(fā)揮。

    三、日常接待

    1、要以熱情的態(tài)度，謙虛的口吻接待來訪者，公平、公正的接待每一位會員，力爭會員有“家”的感覺。

    2、對來秘書處辦事的客人或會員，第一個見面接待的人要有一聲“您好”，并負責帶至所要找的部門或人員面前；客人或會員離開時要起立送行并道一聲“再見”。

    3、對電話來訪的人員，語氣要謙和，認真做好記錄，對暫時無法辦理的事情，要盡量說明情況并提出解決問題的途徑或辦法。

    四、日常管理

    1、自覺按規(guī)定時間上下班，朝九晚五，午休一小時，不得無故遲到、早退，無故曠工。

    2、日常請假（因事、因病、因公），應事前報告。因工作協(xié)調聯(lián)系而外出，應事前向秘書長報告，事后應將外出工作情況主動向秘書長匯報。

    3、個人分管的工作，應當在規(guī)定的時限內完成，對商會決定的事項及領導交辦的事情要主動按時完成。未完成工作者，本人應做出檢查，秘書處做出考核記載。

    4、建立差錯責任追究制。對粗心大意、不負責任的要予以批評；要盡量減少工作差錯，避免重大失誤。

    五、本規(guī)定自2013年4月1日起執(zhí)行。

六、本規(guī)定的解釋權屬秘書處。

日常工作秩序和接待制度細則

一、商會機構各部門工作人員要遵守公布的作息時間，按時上下班，有事不能上班要向領導請假。上班開始工作前要打掃清潔衛(wèi)生，保持工作環(huán)境的干凈整潔有序，辦公室內勤人員要負責辦公室和走道、衛(wèi)生間等公共場所的清潔衛(wèi)生，各部門做好自己辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，做到窗明幾凈，辦公桌上用具擺放整潔有序，及時清理雜物簍和煙灰缸等，保持一個良好的工作環(huán)境和工作秩序。

二、嚴禁工作人員之間相互議論長短。接電話、接待來訪會員及客人要熱情禮貌，對來訪客人要讓座奉茶，要用禮貌用語：“您好，請坐，請喝茶，好走”，要做好來訪客人登記，及時向領導匯報及處理有關事項。

三、要建立電話登記簿，對來往電話要認真進行記錄，并及時處理待辦事項。接電話要登記清楚來電話人的單位、姓名、談話內容等。接聽和打出電話時要主動通報自己的單位和姓名，并用禮貌用語問清對方的單位姓名和職務，如：“您貴姓？怎么稱呼您？可以告訴我您的全名嗎？謝謝”等。

四、對來會見商會領導的客人，要先熱情讓到會客區(qū)域，讓座奉茶，然后去向商會領導報告，由領導出來接待或征得領導同意后引導客人到商會領導辦公區(qū)域，搞好茶水招待。

商會禮儀規(guī)范

為了弘揚真誠待人、禮貌待客的風尚，塑造商會的文明形象，特制定此規(guī)范。

禮儀準則：

尊重領導、長者、客人，禮讓女士；待人真誠、熱情、體貼、周到；不卑不亢，體現(xiàn)人格尊嚴。

行為準則：

著裝得體，適應職業(yè)環(huán)境或交際場合；講究個人衛(wèi)生，形象整潔；舉止端莊，站直、行穩(wěn)、坐正，沒有不良姿態(tài)；談吐得體，語言文明；語氣溫和，語音大小和語速快慢適度；交談時，要目視對方的眼睛；交談的用語和語氣要體現(xiàn)對對方的尊重。

迎送規(guī)范：

迎送客人時，上樓要在前面引導，下樓讓客人先行；進出電梯時均需禮讓對方；就坐時，禮讓客人先坐并敬茶、端水；交談中不要看表；送別時要歡迎對方再來并送至門口、電梯口或車旁；要目視對方離去并招手示意。

問候規(guī)范：

要先于客人問候對方；對客人的稱呼要用尊稱（如姓氏加職務、姓氏加先生或女士等）；問候時要用敬語，如：您好！見到您很高興等；問候時要熱情、自然。

握手規(guī)范：

當領導、長者和女士首先伸手示意后方可與之握手；與領導和長者握手時要用雙手，身體微向前傾；和女士握手時間不可過長，力度不可過輕過重；當自己因某種原因不宜握手時，要向對方說明原因并表示歉意。

交換名片規(guī)范：

交換名片時要站立，并用雙手送、接；接到名片后要認真閱看，有不清楚的地方可向對方詢問；如無名片和對方交換，要表示歉意。

交談規(guī)范：

要善于傾聽，不要自己滔滔不絕，不給對方談話時間；要注意選擇對方感興趣的話題；不要打斷別人的講話；必要的插話要把握時機，時間不宜過長；當有客人在場時要講普通話；不要冷落參與交談的任何人；對不熟悉的客人不問年齡、不問個人經(jīng)歷、不問收入、不問婚姻狀況；不同意對方的觀點，要采取對方易于接受的方式表達；如有主談人，不可喧賓奪主。

赴約規(guī)范：

嚴守約定時間，體現(xiàn)對對方的尊重；如不能按時赴約，要盡快通知對方并誠懇道歉；邀請他人時，應比對方早到約會地點；應邀赴約時，既不可遲到也不可到的過早。

參加會議規(guī)范：

參加會議要準時，要將手機關閉或轉為振動；要攜帶筆、本認真記錄；不得在會議進行中和別人交談；坐姿要端正，不得打瞌睡；不得在會場隨意走動；必須離開會場時，要向主持人請示，經(jīng)同意后方可離開；遲到或提前退出會場，要注意不發(fā)出聲響。

參加宴會規(guī)范：

除遵守上述規(guī)范外還應注意以下幾點：突出主請人和主賓的中心地位，兼顧其他參加宴會嘉賓；安排菜肴要考慮他人的飲食習慣和身體狀況；敬酒不強酒；飲酒要量力而行，避免酒后失態(tài)；要吃身前菜；不可在菜中掀、翻、挑、撥；為他人布菜要用公用餐具；咳嗽、打噴嚏要避開餐桌，并用手巾或紙巾遮住鼻口；擤鼻涕和吐痰要到餐廳外；剔牙要用手遮擋；客人飲酒過量要陪送到家；時間過晚要確保女賓安全到家。

接打電話規(guī)范：

接打電話時要先說：“您好，這里是××單位，請問您找誰？”如對方找的人在，答：“請稍等”如不在，答：“對不起，他不在，請問我可以幫忙嗎？”如對方要求轉達，應認真記錄，并說：“我姓×，一定轉達到?！睂Ψ街轮x時，答：“別客氣，再見?！币葘Ψ綊鞌嚯娫捄蠓娇蓲鞕C。向外打電話時，如對方?jīng)]有表明單位要先確認，然后說：“麻煩您，我要找××?！睊鞕C前向對方表示謝意。打電話要簡明扼要，不可時間太長。

秘書處工作制度細則

第一條：商會秘書處組織開展商會的日常工作、財務工作、組織建設工作、會員服務工作、項目工作、貿易咨詢工作等。

第二條：秘書處是貫徹執(zhí)行會員代表大會、理事會、會長會決議決定精神的執(zhí)行機構。

第三條：秘書處的總負責人是秘書長，秘書長在會長會和會長的領導下開展工作，根據(jù)章程規(guī)定有下列職權：

1、全權負責組織落實主管部門的要求和會長會的決議、決定；

2、領導秘書處，主持商會日常工作，協(xié)調各分支機構、代表機構、實體機構開展工作；

3、提名副秘書長和各分支機構、代表機構、實體機構負責人，交會長會決定；

4、受會長委托，代表商會表態(tài)、簽約；

5、處理其他日常事務。

第四條：根據(jù)會長會的決議、決定精神由會長向秘書長下達工作指令，并對其工作進行檢查監(jiān)督。

第五條：秘書長要定期向會長會匯報工作，應會長會要求做專項工作匯報。對會長會的決議、決定，秘書長必須貫徹執(zhí)行，副會長不能以個人名義向秘書長下達工作指令。

第六條：秘書長必須按受監(jiān)事會的工作監(jiān)督，積極配合民主理財小組的工作。

第七條：會長會、監(jiān)事會和會長應努力為秘書處創(chuàng)造良好的工作條件，充分滿足秘書長的合理工作要求，維護秘書長和秘書處全體工作人員的合法權宜。

第八條：秘書長和秘書處全體工作人員要正確對待會員的批評意見，有則改之，無則加勉，胸懷大度，任勞任怨。

第九條：秘書處副秘書長的編制為6人，1名專職副秘書長，5名兼職副秘書長，兼職副秘書長必須由副會長兼任。副秘書長是秘書長的工作助手，在秘書長的直接領導下開展工作。

第十條：秘書處下設四部一室，即財務部、會員部、項目部、貿易部和辦公室。兼職副秘書長分別擔任四部的部長。專職副秘書長協(xié)助秘書長開展辦公室的各項工作。

第十一條：四部一室的工作職責。

四部一室的負責人在商會日常工作中要各司其職、各負其責，遇有重要會務工作或重大商會活動要分工不分家，緊密配合，協(xié)同作戰(zhàn)。

辦公室：在秘書長領導下負責協(xié)調和考核四個部以及內勤的工作。

財務部：負責制定商會年度綜合預算草案和專項會務活動預算，對商會財務人員進行工作監(jiān)督，對報銷憑證和購貨價格進行審察。

會員部：負責會員服務工作、會員發(fā)展工作、會務活動的籌備工作，配合監(jiān)事會做好增補理事、副會長人選的資格審定工作。負責上傳下達、會員來訪和走訪會員的工作，努力為會員排憂解難，依法維權。

項目部：負責項目、活動的信息收集、可行性分析和洽談等工作，負責項目活動運作的前期工作。調度商會內部各方面“社會資源”，上對政府有關領導和部門，下對商會各成員單位，為項目立案、公關，要求政策優(yōu)惠，各類難題闖關等事項，與社會個方面組織和機構建立“綠色通道”，為商會求發(fā)展，為會員求發(fā)財服務。

貿易部： 負責會員企業(yè)產(chǎn)品、設備、科研、技術交流、買賣等服務工作。

第十二條：副秘書長人選由秘書長提名，會長會任命。副秘書長的解聘，由秘書長提議或副秘書長本人提出辭呈，由會長會決定。

第十三條：四部的組成成員人選由副秘書長提名，秘書長確定。

第十四條：專職工作人員人選由秘書長提名，經(jīng)會長同意后即可聘用。專職工作人員解聘需經(jīng)會長會討論決定。專職工作人員的工資標準和獎金標準由會長會決定。

第十五條：本規(guī)定自2013年4月1日起執(zhí)行。